Gestionale su misura o Excel: quando conviene smettere con i fogli
Excel non è il nemico. Lo diventa quando tre persone modificano lo stesso file e nessuno sa più quale versione sia quella buona.
Molte aziende mandano avanti processi importanti con un foglio di calcolo, e per anni funziona benissimo. Excel è veloce, lo sanno usare tutti e non richiede un progetto. Il punto in cui smette di funzionare è abbastanza riconoscibile, e conviene accorgersene prima che diventi un problema operativo.
I segnali che il foglio non basta più
Non è una questione di numero di righe. È una questione di quante persone lo toccano e di quanto costa un errore:
- —Esistono copie con nomi tipo 'definitivo_v3_ok' e nessuno è sicuro di quale sia quella giusta.
- —Due persone non possono lavorarci insieme senza sovrascriversi a vicenda.
- —Ogni mese qualcuno passa mezza giornata a ricopiare dati da un foglio all'altro.
- —Un errore di formula è già costato un ordine sbagliato o una fattura errata.
- —Non si riesce a sapere chi ha modificato cosa e quando.
- —Le informazioni servono anche fuori ufficio, ma il file sta su un PC in sede.
Cosa significa passare a un gestionale su misura
Un gestionale su misura non è un software gigante: è un'applicazione che fa bene le tre o quattro cose che oggi fai a mano, e nient'altro.
1. Si parte da un processo, non dal software
Il primo passo è mappare come funziona oggi: chi inserisce un dato, chi lo controlla, dove finisce. Nella maggior parte dei casi emerge che due passaggi su cinque esistono solo perché il foglio non poteva fare altro.
2. Database vero, accessi separati
Ogni persona ha il suo accesso e vede quello che le compete. Le modifiche sono tracciate. Due utenti possono lavorare contemporaneamente senza conflitti, che è il motivo principale per cui si abbandona il foglio.
3. Si usa dal telefono
Magazzino, cantiere, furgone: se il dato nasce fuori dall'ufficio, deve poter essere inserito fuori dall'ufficio. È spesso il guadagno più grande, perché elimina il doppio inserimento a fine giornata.
4. Si rilascia a pezzi
Prima il modulo che fa più male, in produzione, usato davvero. Poi il successivo. I progetti gestionali che falliscono sono quasi sempre quelli consegnati tutti insieme dopo sei mesi.
Se vuoi vedere come imposto questi progetti, Web app e gestionali su misura.
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Domande frequenti
Perché non un gestionale commerciale già pronto?
Se il tuo processo è standard, un gestionale di mercato è quasi sempre la scelta giusta e costa meno. Il su misura ha senso quando il tuo modo di lavorare è il tuo vantaggio competitivo, oppure quando adattare il software standard richiede più personalizzazioni del software stesso.
I dati che ho su Excel si possono importare?
Sì, ed è normalmente la prima cosa che si fa. La parte delicata non è tecnica ma di pulizia: nei fogli storici ci sono quasi sempre duplicati, formati di data incoerenti e campi usati per due scopi diversi.
Cosa succede se poi voglio cambiare fornitore?
Il codice e il database sono tuoi e vanno consegnati. È una clausola da mettere per iscritto prima di iniziare, insieme agli accessi all'hosting: è la differenza tra un software tuo e un software che usi.
Sviluppatore full-stack freelance a Crema. Costruisco siti, e-commerce, app e automazioni per PMI e professionisti del territorio.
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